Sejarah Teori Kaizen
Fenomena pertumbuhan ekonomi jepang pasca PD II memberikan motivasi
pembangunan kembali dari puing peperangan dan diutuslah seorang ahli
survey AS yang bernama Dr. W. Edward Deming yang mencoba membantu Jepang
untuk pembangunan kembali ekonomi Jepang sehingga konsep Deming mulai
tahun 1970-an telah diterapkan oleh perusahaan Jepang yang terkenal
dengan “14 kunci Dr. Deming” dan anehnya sukses penerapan konsep deming
di industri jepang pemerintah AS baru tertarik pada konsep tersebut.
Namun konsep deming yang Kemudian lebih dikenal dengan konsep kaizen
secara luas baru diperkenalkan oleh Masaaki Imai dalam bukunya “Kaizen :
the key to Japan’s competitive success” (1986). Coba kesimpulan Europe
Japan Centre tentang Kaizen Jepang yang mengungkapkan bahwa :
“
Kaizen mengatakan kepada kita bahwa hanya dengn secara terus
menrus tetap sadar dan membuat bertus-ratus ribu peningkatan kecil, maka
dimungkinkan untuk menghasilkn barang dan jasa yang mutunya otentik
sehingga memuaskan pelanggan. Cara paling mudah mencapainya adalah
dengan keikutsertaan, motivasi dan peningkatan terus menerus dari
masing-masing dan semua karyawan dalam organisasi. Keikutsertaan staf
tergantung pada komintmen manajemen senior, strategi yang jelas dan
ketabahan – karena kaizen bukan jalan pintas melainkan proses yang
berjalan secara terus menerus untuk menciptakan hasil yang diinginkan”. (Cane, 1998:265)
Kunci keunggulan perusahaan jepang adalah sangat unggul dalam
persaingan salah satu kemampuannya adalah menghilangkan pemborosan dan
menghindari berbagai kesulitan sedangkan AS sebaliknya mengalami
kesulitan dalam menghemat Sumber Daya Alam yang memang sangat melimpah
bila dibandingkan Jepang sehingga istilah perbaikan mutu secara terus
menerus (Just in time) tidak berlaku bagi manajemen Amerika tapi lebih
cenderung just in case.
Defenisi Teori Kaizen
Kaizen adalah suatu filosofi dari Jepang yang memfokuskan diri pada
pengembangan dan penyempurnaan secara terus menerus atau
berkesinambungan dalam perusahaan bisnisKaizen berasal dari Bahasa
Jepang yaitu kai artinya perubahan dan zen artinya baik. Di Cina kaizen
bernama gaishan di mana gai berarti perubahan / perbaikan dan shan
berarti baik / benefit. Jadi Kaizen dapat diartikan sebagai perubahan
kepada arah lebih baik.
KAIZEN adalah kegiatan sehari-hari yang sederhana bertujuan untuk
melampaui peningkatan produktifitas, juga merupakan sebuah proses
apabila dilakukan dengan benar akan “memanusiawikan” tempat kerja,
mengurangi beban kerja yang berlebihan, dan mengajarkan orang untuk
melakukan percobaan dalam pekerjaannya dengan menggunakan metode-metode
ilmiah dan bagaimana belajar mengenali serta mengurangi pemborosan dalam
proses kerjanya.
Ruang Lingkup dan Konsep Teori Kaizen
Sesuai artinya, filosofi dari
Kaizen adalah melaksanakan
perbaikan atau peningkatan yang berkesinambungan. Adapun realisasinya
dalam suatu perusahaan Setiap Karyawan di semua level di dalam
organisasinya dapat berpartisipasi dalam KAIZEN, mulai dari Manajemen
Puncak hingga ke level bawah, hal ini bertujuan untuk pengembangan
perusahaan ke arah yang lebih baik. Format KAIZEN dapat berupa
perseorangan, sistim saran, kelompok kecil, atau kelompok besar. sampai
bawahan atau istilahnya
way of life perusahaan.
Kaizen merupakan aktivitas harian yang pada prinsipnya memiliki dasar sebagai berikut:
1. Berorientasi pada proses dan hasil.
2. Berpikir secara sistematis pada seluruh proses.
3. Tidak menyalahkan, tetapi terus belajar dari kesalahan yang terjadi di lapangan.
Kaizen atau perbaikan secara terus menerus selalu beriringan dengan
Total Quality Management (TQM). Bahkan sebelum filosofi TQM ini
terlaksana atau sebelum system mutu dapat dilaksanakan dalam suatu
perusahaan maka filosofi ini tidak akan dapat dilaksanakan sehingga
perbaikan secara terus menerus (Just in time) ini adalah usaha yang
melekat pada filosofi TQM itu sendiri. Sehingga Kaizen bisa juga
merupakan suatu kesatuan pandangan yang komprehensif dan terintegrasi
yang memiliki ciri khas :
Berorientasi pada pelanggan.
Pengendalian mutu secara menyeluruh (Total Quality Management)
Robotik
Gugus kendali mutu
System saran
Otomatisasi
Displin ditempat kerja
Pemeliharan produktiftas
Penyempurnaan dan perbaikan mutu
Tepat waktu
Tanpa cacat
Kegiatan kelompok kecil
Hubungan kerjasama antara manajer dan karyawan
Pengembangan produk baru
Strategi kaizen adalah konsep tunggal dalam Manajemen jepang yang
paling penting, sebagai kunci sukses Jepang dalam persaingan. KAIZEN
dibagi menjadi 3 segmen, tergantung kebutuhan masing-masing perusahaan,
yaitu:
- KAIZEN yang berorientasi pada Manajemen, memusatkan perhatiannya
pada masalah logistik dan strategis yang terpenting dan memberikan
momentum untuk mengejar kemajuan dan moral.
- KAIZEN yang berorientasi pada Kelompok, dilaksanakan oleh gugus
kendali mutu, kelompok Jinshu Kansi/manajemen sukarela menggunakan alat
statistik untuk memecahkan masalah, menganalisa, melaksanakan dan
menetapkan standar/prosedur baru.
- KAIZEN yang berorientasi pada Individu, dimanifestasikan dalam
bentuk saran, dimana seseorang harus bekerja lebih pintar bila tidak mau
bekerja keras.
Beberapa point penting dalam proses penerapan KAIZEN yaitu :
- Konsep 3M (Muda, Mura, dan Muri) dalam istilah Jepang. Konsep
ini dibentuk untuk mengurangi kelelahan, meningkatkan mutu,
mempersingkat waktu dan mengurangi atau efsiensi biaya. Muda diartikan
sebagai mengurangi pemborosan, Mura diartikan sebagai mengurangi
perbedaan dan Muri diartikan sebagai mengurangi ketegangan.
- Gerakkan 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke) atau 5R.
Seiri artinya membereskan tempat kerja. Seiton berarti menyimpan dengan
teratur. Seiso berarti memelihara tempat kerja supaya tetap bersih.
Seiketsu berarti kebersihan pribadi. Seiketsu berarti disiplin, dengan
selalu mentaati prosedur ditempat kerja. Di Indonesia 5S diterjemahkan
menjadi 5R, yaitu Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin
- Konsep PDCA dalam KAIZEN. Setiap aktivitas usaha yang kita
lakukan perlu dilakukan dengan prosedur yang benar guna mencapai tujuan
yang kita harapkan. Maka PDCA (Plan, Do, Check dan Action) harus
dilakukan terus menerus.
- Konsep 5W + 1H. Salah satu alat pola pikir untuk menjalankan
roda PDCA dalam kegiatan KAIZEN adalah dengan teknik bertanya dengan
pertanyaan dasar 5W + 1H ( What, Who, Why, Where, When dan How).
Sekali lagi KAIZEN adalah tanggung jawab setiap orang. Konsep KAIZEN
sangat penting untuk menjelaskan perbedaan antara pandangan Jepang dan
pandangan Barat terhadap manajemen. Perbedaan konsep yang paling
mendasar adalah “KAIZEN Jepang dan cara berpikirnya berorientasi pada
proses, sedangkan cara Barat berorientasi pada hasil kerja”
Kunci Pelaksanaan Kaizen
Secara garis besar ada delapan kunci utama pelaksanaan just in time atau kaizen dalam kegiatan industri yaitu :
1. Menghasilkan produk sesuai dengan jadwal yang didasarkan pada permintaan pelanggan
Sistem kaizen bisanya menghasilkan produksi sesuai dengan pesanan
pelanggan dengan sistem produksi tarik (pull system) yang dibantu dengan
menggunakan kartu kanban.
2. Memproduksi dalam jumlah kecil (small lot size)
Ciri khas lain adalah memproduksi dalam jumlah kecil sesuai dengan
permintaan pelanggan akan menghemat biaya dan sumber daya selain
menghilangkan persedian barang dalam proses yang merupakan sejenis
pemborosan yang dapat dihindari dengan menggunakan penjadwalan proses
produksi selain itu juga menggunakan pola produksi campur merata
(Heijunka) yang dimaksud heijunka adalah memproduksi bermacam-macam
dalam satu lini produksi.
3. Menghilangkan pemborosan
Untuk menghindari pemborosan pada persediaan, pembelian dan
penjadwalan dengan menggunakan sistem kartu kanban yang mendukung sistem
produksi tarik, selain menghasilkan produksi dengan baik sejak awal
yaitu pantang menerima, pantang memproses dan pantang menyerahkan produk
cacat dengan bekerjasama dengan pemasok dengan persediaan yaitu
mengurangi jumlah barang yang dating, menghilangkan persediaan
penyangga, mengurangi biaya pembelian, memperbaiki penanganan bahan
baku, tercapainy persediaan dalam jumlah kecil dan mendapatkan pemasok
yang dapat dipercaya.
4. Memperbaiki aliran produksi
Penataan produksi dilakukan dengan berpedoman pada lima disiplin di tempat kerja yaitu 5-S yang antara lain :
• Seiri atau pemilahan yaitu disiplin ditempat kerja dengan cara
melakukan pemisahan berbgai alat atau komponen ditempat masing-masing
sehingga untuk mencarinya nanti bila diperlukan akan lebih mudah.
• Seiton atau penataan yaitu disiplin ditempat kerja dengan melakukan
penyimpanan fungsional dan membuang waktu untuk mencari barang. Seiso
atau pembersihan yaitu disiplin ditempt kerja dengan melakukan
pembersihan sebagai pemeriksaan dan tingkat kebersihan.
• Seiketsu atau pemantapan/perawatan yaitu manajemen visual dan pemantpn
5-S seperti pemberian tanda, pengumuman, label, pengaturan kabel, kode,
dsb.
• Shitsuke atau pembiasaan yaitu pembentukan kebiasaan dan tempat kerja yang berdisiplin.
5. Menyempurnakan kualitas produk
Salah satunya untuk menyempurnakan kualitas produk dengn melihat
prinsip mnajemen yaitu memelihara pengendalian proses dan membuat semua
orang bertanggungjawab terhadap tercapainya mutu, meningkatkan pndangan
manajemen terhadap mutu, terpenuhinya pengendalian mutu produk dengn
tegas, memberikan wewenang kepada karyawn untuk mengadkan pengendlin
mutu produk, menghendaki koreksi terhadap cacat produk oleh karyawan,
tercapainya inpeksi 100 % terhadap mutu produk dan tercpai komitmen
terhadap pengedlin mutu jangka panjang.
6. Orang-orang yang tanggap
Penerapan Sistem Kaizen ini tidak lagi menggunakan pilar keuangan,
pemasaran, SDM, tapi menggunakan lintas fungsi atau lintas disiplin
sehingga seluruh karyawan harus menguasai seluruh bidang dalm perusahan
sesuai dengan jenjang dan kedudukannya dan kesalahan dalam proses selalu
ditandai dengan menyalanya lampu andon dan proses dihentikan dan
seluruh karyawan terfokus pada perbaikan yang terkenal dengan istilh
jidoka yaitu semua karyawn bertanggungjawab terhadap tercapaianya produk
yang baik dan mencegah terjadinya kesalahan.
7. Menghilangkan ketidakpastian
Untuk menghilangkan ketidakpastian dengan pemasok dengan cara
menjalin hubungan abadi dan memilki satu pemasok yang lokasinya
berdekatan dengan perusahaan yang masih kerabat dengan pemilik
perusahaan, sedang dalam proses produksi dengan cara menerapkan system
produksi tarik dengan bantuan kartu kanban dan produksi campur merata
(Heijunka)
8. Penekanan pada pemeliharaan jangka panjang
Karakteristik pemeliharaan dengan berpegang pada kontrak jangka
panjang, memperbaiki mutu, fleksibilitas dlm mengadakan pesnan barang,
pemesanan dlam jumlah kecil yang dilakukan berkali-kali, mengadkan
perbaikn secara terus menerus dan berkesinambungan.
Istilah lain yang bertujuan mengimbangi system kaizen ini adalah
reengineering yaitu mengadakan perombakan proses bisnis secara total
sampai keakar-akarnya dan system ini diciptakan Amerika untuk mengejar
ketinggalannya dari Jepang yang pernah dibantu ekonominya, baru kalau
perombakan ini telah dilakukan maka pemeliharaan dan peningkatan secara
terus menerus dan berkesinambungan dapat dilaksanakan. Bisa juga
menerapkan konsep benchmarking yaitu cara untuk mengadakan perbaikan
dengan meniru praktek bisnis terbaik dikelasnya, baik untuk produksi,
jasa maupun proses dan sistemnya.
Peran Pihak Internal Perusahaan dalam Penerapan Teori Kaizen
Dalam Kaizen, manajemen puncak memegang peranan dan tanggung jawab untuk melakukan beberapa hal berikut :
- Mengintroduksi Kaizen sebagai strategi perusahaan
- Memberikan dukungan dan pengarahan untuk Kaizen dengan mengalokasikan sumber daya
- Menetapkan kebijakan Kaizen dan sasaran fungsional silang
- Merealisasikan sasaran Kaizen melalui penyebarluasan kebijakan dan audit
- Membuat sistem, prosedur, dan struktur yang membantu Kaizen
Peranan manajemen madya dan staf adalah terlibat dan bertanggung jawab untuk :
- Menyebarluaskan dan mengimplementasikan sasaran Kaizen sesuai
pengarahan manajemen puncak melalui penyebarluasan kebijakan dan
manajemen fungsional silang.
- Mempergunakan Kaizen dalam kapabilitas fungsional.
- menetapkan, memelihara, dan meningkatkan standar.
- Mengusahakan agar karyawan sadar Kaizen melalui program latihan intensif.
- Membantu karyawan memperoleh ketrampilan dan alat pemecah masalah.
Penyelia (supervisor) mempunyai peran bertanggung jawab dalam :
- Mempergunakan Kaizen dalam peranan fungsional.
- Memformulasikan rencana untuk Kaizen dan memberikan bimbingan kepada karyawan.
- Menyempurnakan komunikasi dengan karyawan dan mempertahankan moral tinggi
- Mendukung aktivitas kelompok kecil (seperti gugus mutu) dan system saran individual.
- Mengintroduksi disiplin di tempat kerja.
- Memberikan saran.
Setiap karyawan memiliki tanggung jawab untuk :
- Melibatkan diri dalam Kaizen melalui sistem saran dan aktivitas kelompok kecil.
- Mempraktikkan disiplin di tempat kerja.
- Melibatkan diri dalam pengembangan diri yang terus menerus supaya menjadi pemecah masalah yang lebih baik.
- Meningkatkan ketrampilan dan keahlian kinerja pekerjaan dengan pendidikan silang.
Manfaat Teori Kaizen
Adapun manfaat yang dapat diperoleh dalam penerapan Teori Kaizen dapat berupa :
- Setiap orang akan mampu menemukan masalah dengan cepat.
- Setiap orang akam memberikan perhatian dan penekanan pada tahap perencanaan.
- Mendukung cara berfikir yang berorientasi proses.
- Setiap orang berkonsentrasi pada masalah-masalah yang lebih penting dan memdesak untuk diselesaikan.
- Setiap orang akan berpartisipasi dalam membangun sistem yang baru.
Pemahaman Teori 5 S
Kaizen merupakan sistem pengambangan produktivitas, kualitas,
teknologi, proses produksi, budaya kerja, keamanan kerja, dan
kepemimpinan yang dilakukan terus menerus. Dengan 5S Kaizen, maka
pekerja akan lebih nyaman, lebih efisien, lebih produktif, dan lebih
sejahtera.
5S atau di Indonesia biasanya disebut 5R adalah cara untuk
meningkatkan produktivitas dengan melakukan kegiatan menata tempat
kerja. Karena lingkungan kerja yang nyaman, dan teratur, dapat
meningkatkan efisiensi dan produktivitas yang tinggi di perusahaan.
5S / 5R diatas merupakan urutan dalam menata tempat kerja, yang
merupakan tanggung jawab semua pekerja, mulai dari CEO sampai Cleaning
Service. Setiap pekerja bertanggung jawab melakukan penataan tempat
kerja kearah yang lebih baik, dan ini harus menjadi budaya perusahaan.
- Seiri atau pemilihan. Berarti mengatur segala sesuatu,
memilah sesuai dengan aturan dan prinsip yang tertentu. Ini artinya
membedakan antara yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan. Membuang
yang tidak diperlukan dan memcari penyebab-penyebabnya serta
menghilangkan penyebabnya sehingga tidak menimbulkan masalah.
- Seiton atau penataan. Berarti menyimpan barang di tempat yang
tepat atau dalam tata letak yang benar sehingga dapat dipergunakan
dalam keadaan mendesak. Ini juga cara untuk menghilangkan waktu proses
pencarian. Jika sesuatu disimpan di tempatnya demi mutu dan keamanan,
berarti anda memiliki tempat kerja yang rapi.
- Seiso atau Pembersihan. Istilah ini berarti membersihkan
barang-barang sehingga menjadi bersih. Ini artinya membersihkan sampah,
kotoran dan benda-benda asing serta membersihkan segala sesuatu.
Pembersihan sebagai pemeriksaan terhadap tempat kerja dan yang tidak
memiliki cacat dan cela.
- Seiketsu atau pemantapan. Ini berarti terus menerus dan
secara berulang-ulang melakukan pemeliharaan, pemilahan dan pembersihan.
Dengan demikian, pemantapan mencakup kebersihan pribadi dan kebersihan
lingkungan.
- shitsuke atau pembiasaan. Istilah ini berarti pelatihan dan
kemampuan untuk melakukan apa ingin anda lakukan meskipun itu sulit
dilakukan. Pelatihan dan kemampuan untuk melakukan sesuatu secara benar.
tujuannya untuk menciptakan tempat kerja dengan kebiasaan dan perilaku
yang baik. Dengan mengajarkan setiap orang apa yang harus dilakukan dan
memerintahkan setiap orang untuk melaksanakannya, maka kebiasaan buruk
akan terbuang dan kebiasaan baik akan terbentuk. Orang mempraktekkannya
dengan membuat dan mematuhi undang-undang.
Ada pun manfaat yang diperoleh perusahaan jika memanfaatkan sikap kerja 5S yaitu :
- keamanan. Dengan adanya pemilihan dan penataan maka
barang-barang dan kelengkapan kerja yang digunakan tersedia dan
mengurangi angka kecelakaan kerja yang disebabkan oleh kesalahan manusia
(Human Factor). Misalnya mencegah terpeleset dan kebakaran dari kebocoran minyak.
- Kondisi kerja yang rapi. Dengan kondisi kerja yang rapi, produktivitas meningkat.
- Efisiensi. dianalogikan sebagai koki masak terkenal, pelukis
yang terkenal mereka memelihara peralatan mereka. Tidak ada pisau yang
berkarat. Tidak ada kuas yang kusut. Sehingga saat digunakan peralatan
tersebut selalu tersedia dan siap digunakan. Jika di industri maka
efisiensi mesin menjadi tinggi dan mengurangi waktu macet mesin.
- Mutu. Industri Elektronik dan mesin memerlukan tingkat
presisi dan kebersihan yang tinggi. Setitik kotoran dapat menyebabkan
kecacatan sebuah produk. dengan adanya 5S maka kualitas akan terjaga.
Adapun akibat bila tidak adanya penerapan 5S adalah:
- Hubungan antara karyawan yang kurang baik.
- Penampilan yang loyal.
- Absensi yang tinggi.
- Tidak ada saran untuk peningkatan kerja.
- Gugus mutu tidak berjalan.
- Lini kerja penuh dengan barang cacat.
- Peralatan kantor dan lokasi kerja yang kotor dan berserakan.
- Kecelakaan kerja tinggi
- Kehancuran industri.
Beberapa kendala atau kesulitan yang dihadapi dalam penerapan 5S adalah:
- Tidak paham terhadap arti penting 5S.
- 5S menginginkan perubahan prilaku, bukan sistem.
- Tidak ada semangat kerja keras.
- Melupakan yang mudah (kurang meluangkan waktu untuk 5S).
- Terlalu berorientasi hasil.
- Tidak ada kerja tim.
- Cepat berpuas diri.
- Kurang adanya dukungan manajemen.
Syarat-syarat yang dibutuhkan dalam implementasi atau penerapan 5S adalah:
- Pemahaman yang utuh dan menyeluruh
- Kegigihan dan kebulatan tekad
- Usaha yang kontinyu dan bertahap
- Dukungan seluruh individu tanpa kecuali
- Keteladanan manajemen
- Kampanye yang efektif